portaZa – einfach erklärt

ATLAS AES Ausfuhranmeldung Ausfuhrmeldungen ZollBei der Gestaltung von portaZa nimmt dessen Flexibilität eine zentrale Stellung ein – flexibel insbesondere mit Blick auf die sehr variablen Anforderungen der Geschäftsprozesse unserer Kunden.

Mit “drei Clicks” zum Zoll

portaZa ist deshalb modular aufgebaut, bestehend aus zwei Kernkomponenten, dem portaZa-Workplace und der portaZa-Cloud.

portaZa-Workplace

Der Workplace ist der für den Benutzer sichtbare Teil der Anwendung. Er besteht aus den Komponenten portaZa-Box, portaZa-Statusmonitor und portaZa-Formular, mit welchen Ausfuhranmeldungen erzeugt und deren Bearbeitung nachverfolgt werden können. Die portaZa-Cloud agiert im Hintergrund, baut die Verbindung zum Zoll auf und speichert alle Daten.

portaZa-Workplace
portaZa Workplace

portaZa-Box

Die portaZa-Box ist auf dem Weg zum Zoll das Bindeglied zwischen Ihrem ERP-System und der portaZa-Cloud. Sie generiert die Ausfuhranmeldung auf der Grundlage eines bereits existierenden Verkaufsbelegs und leitet diese via portaZa-Cloud an den Zoll weiter.

Der mit der Ausfuhrabwicklung betraute Mitarbeiter kann somit die Zollanmeldung einfach, schnell und sicher per Mausklick einleiten. Alle für die Erklärung erforderlichen Informationen bezüglich des Empfängers und der Warenpositionen werden dabei aus dem Verkaufsbeleg übernommen und um zentral hinterlegte Angaben zum Exporteur ergänzt. Nach einer Sichtkontrolle und der Beifügung vorgangsspezifischer Informationen wird der generierte Beleg freigegeben und zum Zoll übermittelt.

Rückmeldungen des Zolls werden automatisch empfangen und vorgangsbezogen im ERP-System abgelegt.

Die portaZa-Box kann per Konfiguration sehr einfach an die Erfordernisse unterschiedlicher ERP-Systeme und die individuellen Geschäftsabläufe der Unternehmen angepasst werden. Deren Integration erfolgt mit geringem Aufwand, eine Software-Installation ist nicht erforderlich. Per Post erhalten Sie von uns Ihre individualisierte Box, die einfach mit Stromversorgung und Computer-Netzwerk verbunden wird und anschließend sofort einsatzbereit ist.

Mithilfe der portaZa-Box steigern Sie Ihre Effizienz bei der Anmeldung Ihrer Exporte. Die Reduktion manueller Arbeitsschritte senkt zugleich deutlich das Fehlerrisiko.

portaZa-Statusmonitor

Der Statusmonitor erlaubt das manuelle Erstellen von Ausfuhranmeldungen, das Monitoring der Bearbeitung Ihrer Anmeldungen durch den Zoll sowie die im Rahmen der Anmeldungsabwicklung gegebenenfalls notwendige Kommunikation mit den Zollbehörden.

Bereits vorgenommene Anmeldungen können als Vorlagen für aktuelle Meldungen herangezogen werden. Dies steigert Ihre Produktivität für den Fall, dass Sie häufig ähnliche Export-Vorgänge abwickeln müssen.

Alle dem Zoll vorgelegten Vorgänge werden dauerhaft in der portaZa-Cloud gespeichert und können im Monitor gelistet werden. Leistungsfähige Filter gewährleisten auch nach vielen Jahren mit hunderten Anmeldevorgängen den gezielten Informationszugriff. Kritische Bearbeitungszustände werden dabei über ein einfaches Ampelsystem signalisiert.

Die Rückmeldungen des Zolls treffen im Normalfall innerhalb weniger Minuten ein. Bei Bedarf kann auf Korrekturanforderungen der Zollbehörden schnell und unkompliziert reagiert werden. Eventuell vorliegende Fehlercodes und Fehlerbeschreibungen stehen in den Vorgangsdetails zur Verfügung.

Die nachfolgenden Kernfunktionen werden durch den Monitor unterstützt:

Kernfunktionen des Statusmonitors
Kernfunktionen des Statusmonitors

portaZa-Cloud

Die portaZa-Cloud ist einerseits das vom Zoll zertifizierte Kommunikationsbindeglied zwischen der portaZa-Box, dem Statusmonitor und dem Zoll und andererseits die revisionssichere Speicher-Plattform für Ihre getätigten Anmeldungen sowie die diesbezüglichen Nachrichten des Zolls. Diese werden für zehn Jahre in unserem Rechenzentrum vorgehalten.

Verfügbare Zusatzmodule:

Der Statusmonitor nimmt innerhalb des Workplace die Stellung eines Schweizer Taschenmessers ein. Es unterstützt den Anwender bei den vielfältigen Aufgaben, die im Kontext mit der Export-Anmeldung entstehen. Beispielgebend seien an dieser Stelle die Erstellung von Warenbegleit- und Ausfuhrdokumenten sowie die Kumulierung von gleichartigen Ausfuhranmeldungen genannt.

Diese erweiterten Funktionen werden über in den Statusmonitor einzubindende Zusatzmodule bereitgestellt.

Wenden Sie sich im Bedarfsfall bitte vertrauensvoll an die Mitarbeiter unseres portaZa-Teams.

Welche portaZa-Variante passt zu meinem Unternehmen?

Die Modularität von portaZa ist die Basis für das flexible Reagieren auf die individuellen Anforderungen der jeweiligen Unternehmen. Zur vereinfachten Handhabung haben wir standardisierte Software- und Leistungs-Pakete geschnürt, um auf typische Anforderungen einheitlich reagieren zu können.

Wir bezeichnen diese Pakete als die „portaZa-Starter-Edition“ und die „portaZa-Professional-Edition“. Beide Editionen unterscheiden sich im Kern durch ihren Integrations- und Automatisierungsgrad. In der Starter-Edition werden die Anmeldungen manuell erstellt, die Professional-Edition erlaubt deren automatische Generierung auf Basis der Verkaufsbelege.

Die Starter-Edition umfasst deshalb die Komponenten

  • portaZa-Statusmonitor, ggf. ergänzt um Zusatzmodule und
  • die portaZa-Cloud.

In der Professional-Edition sind alle Elemente der Starter-Edition enthalten, ergänzt um die portaZa-Box.

Die nachfolgende Übersicht unterstützt Sie bei Ihrer Entscheidung für eine der Editionen.

Starter vs. Professional
portaZa-Starter vs. portaZa-Professional

Einsatzvoraussetzungen für portaZa

portaZa lässt sich unkompliziert in Ihr Unternehmen integrieren. Dennoch sind zwei Vorbedingungen zu erfüllen:

  1. die Verfügbarkeit einer EORI Nummer, die Sie gegebenenfalls erst noch beim Zoll beantragen müssen, und
  2. die Bereitstellung eines PCs mit einem Internet-Browser sowie einem Internetzugang.

Interessierten Unternehmen offerieren wir eine persönliche Beratung. Nehmen Sie Kontakt mit uns auf, per E-Mail oder telefonisch unter +49(0)6151-3623-0